Workation - Formalitäten und Regularien

Durch die Corona-Pandemie entwickelte sich aus den englischen Begriffen „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) eine neue Urlaubs- und Arbeitsform, die Workation. Doch das deutsche (Arbeits-)Recht setzt dieser Arbeitsform Grenzen. Deshalb sollten Arbeitgeber für das mobile Arbeiten – vor allem aus dem europäischen sowie weltweiten Ausland – Regelungen definieren, die die rechtlichen Risiken berücksichtigen. Unabhängig davon, ob ein Beschäftigter vorübergehend oder dauerhaft mobil aus Deutschland, vom europäischen oder weltweiten Ausland aus tätig ist.

Wer als EU-Bürger innerhalb der EU (mobil) arbeiten möchte, kann aufgrund der Niederlassungsfreiheit in jedem Mitgliedsstaat sesshaft werden und dort arbeiten. In der Regel ist dann nur eine Anmeldung beim Ausländeramt bzw. der Gemeinde nötig. Ferner müssen Beschäftigte eine A1-Bescheinigung, die den Tätigkeitszeitraum im Ausland abdeckt, mit sich führen. Die regelt, ob Beschäftigte dem Recht des Gastgeberlandes oder dem des Heimatlandes unterliegen; sowie, was bezüglich des Steuerrechts und der Sozialversicherung gilt, denn mit der A1-Bescheinigung wird eine Doppelbelastung von Beschäftigten vermieden.

Wer außerhalb der EU (mobil) arbeiten möchte, muss im Einzelnen recherchieren, welche rechtlichen Regelungen im entsprechenden Land existieren. In der Regel unterscheiden Länder zwischen Visum und Arbeitserlaubnis. Einige Länder bieten mittlerweile spezielle Visa für digitale Nomaden an. Auf keinen Fall aber sollte man mit einem Touristenvisum einreisen und von dort aus tätig sein. Das ist illegal und kann entsprechende Strafen zur Folge haben.

Der Aspekt Steuer ist nicht relevant, da Beschäftigte bei der Workation nur für kurze Zeit vom Ausland aus tätig sind. Ähnlich ist es bezüglich des Arbeitsrechts. In der Regel gilt das Arbeitsrecht des Landes, in dem der „gewöhnliche“ Arbeitsort liegt. Bei einer vorübergehenden Tätigkeit aus dem Ausland für den in Deutschland ansässigen Arbeitgeber gilt demnach das deutsche Arbeitsrecht. Planen Beschäftigte, in verschiedenen Ländern mobil tätig zu sein, ist entscheidend, wo sie regelmäßig ihre mobile Arbeit erledigen. Verweilt ein Beschäftigter immer nur vorübergehend in einem Land und zieht dann weiter, findet das Recht Anwendung, in dem der Arbeitgeber seinen Firmensitz hat. Ist das Unternehmen in Deutschland ansässig, gilt dementsprechend das deutsche Arbeitsrecht.

 Arbeitsschutzvorschriften beachten

 Den Arbeitsschutz hingegen müssen Arbeitgeber auch bei der Workation berücksichtigen. Der nämlich dient der sicheren Gestaltung des Arbeitsplatzes – wo auch immer er sich befindet. Das heißt, auch bei der mobilen Arbeit müssen Arbeitgeber den Arbeitsschutz berücksichtigen. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten keinen psychischen Belastungen sowie physischen Gefahren ausgesetzt sind. Was aufgrund der Arbeitssituation herausfordernd ist, denn theoretisch müssen Arbeitgeber die mobilen Arbeitsplätze im Ausland überprüfen – was aufgrund der Entfernung herausfordernd ist. Sinnvoll ist daher, wenn Arbeitgeber eine Checkliste erstellen, die die Mitarbeitenden nicht nur umsetzen, sondern auch durch ihre Unterschrift bestätigen. Denn nicht nur der Arbeitgeber muss die Arbeitsschutzvorschriften beachten, sondern auch seine Beschäftigten. Daher kann er bei Verstößen – je nach Schwere und Häufigkeit des Verstoßes – den Mitarbeitenden auch abmahnen oder ihm gar verhaltensbedingt kündigen. Verstößt er selbst gegen Arbeitsschutzvorschriften, droht nicht nur ein Bußgeld. Beschäftigte können bei schweren, die Sicherheit beeinträchtigenden Verstößen sogar die Arbeit einstellen. Das gilt auch, wenn Arbeitgeber oder Vorgesetzte Tätigkeiten verlangen, die gegen den Arbeitsschutz verstoßen.

Und auch wenn Beschäftigte, die mobil vom Ausland aus tätig sind, keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz benötigen, so brauchen sie doch in der Regel einen Laptop, ein Smartphone, gegebenenfalls ein Headset sowie Software, die die Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen. Letzteres ist nicht trivial, weshalb hier vor allem die IT-Abteilungen der Unternehmen gefordert sind. Denn das Risiko von Datenschutzverstößen oder einer Verletzung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen ist bei mobil aus dem Ausland tätigen Beschäftigten höher als bei Mitarbeitenden, die aus dem Unternehmen oder dem ausländischen Homeoffice tätig sind.

Rückkehrregelungen schriftlich festhalten

Und auch wenn Beschäftigte „nur“ vorübergehend ihre Arbeit innerhalb oder außerhalb der EU erledigen, sollten Arbeitgeber wichtige Bedingungen vorab schriftlich festhalten (siehe dazu „Checkliste Workation“). Wer hier Klarheit über die Rechte und Pflichten schafft, legt den Grundstein für das Gelingen der mobilen Arbeit. Das gilt auch bei der Haftung von Schäden. In der Regel müssen Beschäftigte Schadenersatz leisten, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig (also schuldhaft) ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt haben und hierdurch ein Schaden entstanden ist. Dabei bedeutet fahrlässig zu handeln, nicht so zu agieren, wie es von einem „normalen“ Beschäftigten verlangt werden kann. Das Bundesarbeitsgericht schränkt die Haftung für Beschäftigte für alle Tätigkeiten, die durch den Betrieb veranlasst sind, jedoch auf Vorsatz und in aller Regel auf grobe Fahrlässigkeit ein. Das heißt, bei leichter Fahrlässigkeit soll der Beschäftigte eben nicht haften. Bei normaler Fahrlässigkeit ist der Schaden in der Regel unter Berücksichtigung aller Umstände anteilig vom Beschäftigten und Arbeitgeber zu tragen. Erst bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz trägt der Beschäftigte die Hauptlast, unter Umständen sogar den gesamten Schaden. Gerade für das vorübergehende Arbeiten aus dem Ausland sollten Beschäftigte klären, ob ihre Haftpflichtversicherung bei einem Schaden im Ausland greift. Falls nicht, ist eine temporäre Aufstockung ratsam. Hier macht es Sinn, wenn Beschäftigte und Arbeitgeber gemeinsam nach einer Lösung suchen.

Ist die Arbeit im Ausland aufgrund technischer Defekte oder Netz-Störungen nicht möglich, kann der Beschäftigte unter Umständen seine Arbeitsleistung nicht erfüllen. Während im Betrieb das Betriebsrisiko aufgrund technischer Defekte und Störungen – oder sonstiger von Beschäftigten nicht zu vertretener Gründe – beim Arbeitgeber liegt (§ 615 Satz 3 BGB), ist das Gehaltsrisiko für ausländische (Homeoffice-)Arbeitsplätze (noch) nicht gesetzlich geregelt. Deshalb sollten die Konsequenzen für den Fall, dass die Arbeit längerfristig oder sogar dauerhaft nicht erledigt werden kann, ebenfalls schriftlich festgehalten werden. Dabei sollte die Vereinbarung auch beinhalten, ob und ab wann der Arbeitgeber in solchen Fällen die Rückkehr in den Betrieb verlangen kann.

Wir übernehmen keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit der über uns verbreiteten Rechtsinhalte. Insbesondere ersetzten die Beiträge grundsätzlich nicht eine fachkundige Rechtsberatung.