Mitarbeiterbefragungen richtig einsetzen

Mitarbeiterbefragungen sind essentiell für die Personalentwicklung und Organisationsforschung in einem Unternehmen. Sie erfassen Meinungen und Zufriedenheit der Belegschaft, um ein umfassendes Bild von Stimmung, Motivation und Bindung zu erhalten. Ziel ist die Entwicklung gezielter Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und kontinuierlichen Organisationsentwicklung. Dabei dienen Mitarbeiterumfragen als wertvolles Stimmungsbarometer und Leitfaden für Unternehmen.

Welche Themen werden abgefragt?

Als Grundlage für die Umfragen dienen die Dimensionen Glaubwürdigkeit, Respekt, Fairness, Stolz und Teamgeist. Diese bieten einen umfassenden Überblick über sämtliche Aspekte der Firmenkultur und des Betriebsklimas. Dabei können Unternehmen selbst einen Fragebogen individuell erstellen oder sich externe Unterstützung holen. In der Bewertung der Ergebnisse kann es entscheidend sein, sich mit anderen Unternehmen, mittels eines Benchmarkings, zu vergleichen, um die Resultate in Relation setzen zu können. Hierfür ist es allerdings notwendig, auf standardisierte Fragebögen und Anbieter zurückzugreifen.

In welcher Häufigkeit sollte abgefragt werden?

Einmal jährlich eine umfassende Umfrage zur Arbeitskultur mittels eines Fragebogens durchzuführen, wird oft empfohlen. Dies mittels eines standardisierten Fragebogens zu machen, kann helfen externe Benchmarks zu nutzen und somit Vergleiche anstellen zu können. Dadurch lässt sich erkennen, in welchen Bereichen Anpassungen erforderlich sind und wo kein akuter Handlungsbedarf besteht. Die Durchführung sollte nicht nach einem einmaligen Versuch eingestellt werden. Die Befragung regelmäßig, beispielsweise jährlich, zu wiederholen, signalisiert einerseits den Mitarbeitenden, dass ihre Meinung wichtig ist, andererseits hilft es der Personalabteilung und Führungsebene dabei, Veränderung wahrzunehmen und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Zusätzlich können ambitionierte Arbeitgeber unterjährige Überprüfungen durchführen, um bestimmte Themenfelder vertiefend zu analysieren. Hierfür eignen sich Team-Health-Checks und Pulse-Checks.

Health-Checks sind selbstgesteuert und teambasiert. Hierbei gehen Teams etwa zweimal jährlich für ein bis zwei Stunden in die Tiefe ihrer eigenen Dynamik. Beispielfragen wie „Schaffen wir unsere Arbeit?“ oder „Wie geht es uns?“ können gute Einblicke bieten.

Bei Pulse-Checks widmet man sich Themen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, und geht noch mehr in die Tiefe. Ziel ist es, Ursachen für Probleme zu identifizieren, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Der Vorteil liegt darin, eine neue Perspektive auf die Probleme zu erlangen und an den betroffenen Stellen oder in den beteiligten Abteilungen zu zeigen, dass sich um ihre Anliegen gekümmert wird.

Darüber hinaus kann in größeren zeitlichen Abständen, beispielsweise alle drei Jahre, eine Gefährdungsbeurteilung oder eine Überprüfung der psychischen Belastung durchgeführt werden. Aufgrund der Aufwendigkeit und Komplexität ist eine jährliche Durchführung nicht sinnvoll, um Ressourcen, wie Zeit, zielgerichtet einzusetzen. Dies führt zu einem ausführlichen Führungsfeedback bzw. einer Art 360°-Blick in die Firma.

Welche Folgeprozesse ergeben sich aus einer Mitarbeiterumfrage?

• Gefühl der Dringlichkeit schaffen: Deutlich machen, warum Veränderung notwendig ist, und Mitarbeiter emotional ansprechen, um Widerstände zu überwinden.
• Führungsteams gewinnen: Die oberste Führung muss den anschließenden Veränderungsprozess aktiv vorleben und unterstützen, Ressourcen bereitstellen und Hindernisse beseitigen.
• Vision und Strategie entwickeln: Eine klare, inspirierende und SMART formulierte Vision gibt die Richtung vor. Die Strategie definiert die Schritte und Verantwortlichkeiten.
• Klar und offen kommunizieren: Transparenz schafft Vertrauen. Ein kontinuierlicher Dialog über alle Kanäle ist entscheidend, um Gerüchten vorzubeugen und Feedback einzuholen.
• Mitarbeiter einbeziehen und befähigen: Durch Einbindung in Planung und Projekte sowie Schulungen werden Mitarbeiter zu Change Agents und stärken ihr Engagement.
• Kurzfristige Erfolge erzielen: Sichtbare „Quick Wins“ motivieren, stärken die Glaubwürdigkeit und zeigen, dass Probleme angegangen werden.
• Kontinuierliche Verbesserung: Veränderung ist ein fortlaufender Zyklus aus Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung. Rückschläge sind Lernchancen. Feedback und regelmäßige Evaluation sind essenziell.

Was sind die Key Learnings?

Transparenz und eine klare Kommunikation über das Machbare sollten die Grundpfeiler der Verantwortlichen für eine Mitarbeiterumfrage sein. Berücksichtigt werden sollte, dass es sich hierbei um einen längeren Prozess handelt, der kontinuierliches Engagement erfordert. Das Einplanen von ausreichend Ressourcen, weniger von finanziellen Mitteln als von Zeit und internen Kapazitäten, sind von Bedeutung. Zudem ist es entscheidend, die Erwartungshaltung der Mitarbeiter zu verstehen und so gut wie möglich zu erfüllen.

Hier finden Sie mehr Infos zur Mitarbeiterbefragung über Great Place to Work und das regionale Benchmarking über den Wettbewerb Beste Arbeitgeber im Allgäu.